Connaissez-vous le secret de la super efficacité

L’absence de gestion documentaire

Alors que les outils informatiques ont amélioré l’accès à l’information, ils entraînent parallèlement une augmentation considérable des documents au sein d’une entreprise. Quelles sont les conséquences d’une absence de gestion documentaire ?

 

Du poste de travail jusqu’au serveur cloud ou dédié, chaque lieu de stockage informatique devient une bibliothèque de fichiers et documents numériques. Des originaux aux copies de documents, ils sont téléchargés, archivés, numérisés ou encore envoyés en pièce-jointe aux différents collaborateurs d’une entreprise. Cette multiplication des fichiers peut amener, si elle n’est pas contrôlée, à la perte de documents ou encore à l’augmentation du temps de recherche d’un fichier.

 

La gestion documentaire touche toutes les entreprises

Pour les petites, moyennes ou grandes entreprises, la gestion des documents est aujourd’hui primordiale au bon fonctionnement d’une entreprise. Organiser la gestion des informations numériques dès le début de l’activité permet d’anticiper en cas d’expansion, le tri, l’indexation, et le cycle de vie des différents documents. Ce travail de gestion des documents concerne tout le monde. En effet, selon IDC, 35 à 50% des informations disponibles au sein d’une entreprise ne sont ni centralisées, ni indexées. 30% du temps de travail d’un employé de bureau est alors consacré à la recherche d’informations.

Ces chiffres, devraient inquiéter les dirigeants en raison de la croissance exponentielle du nombre de documents au sein d’une entreprise : s’en suit un risque de perte ou de destruction accidentelles de documents. Il s’agit alors de mettre en place des solutions d’indexation et de centralisation de documents pour tous les collaborateurs d’une entreprise.

 

Des solutions pour mettre en place la gestion documentaire dans votre entreprise

Différentes solutions existent, qui peuvent être mises en places par des personnes spécialisées dans la gestion de l’information (archiviste, records managers) :

  • Des solutions technologiques (logiciels, serveurs, clouds)
  • Une politique de gestion centralisée des documents
  • Une politique de bonnes pratiques quant au nommage des documents électroniques

LSA vous accompagne grâce à un éventail de solutions simples à très élaborées en fonction de vos besoins. Libérez vos collaborateurs de tâches sans valeur ajoutée et laissez-les devenir créateurs de valeur.

 

Et pour aller plus loin grâce aux nouvelles technologies

Voulue par l’État, la dématérialisation des factures fournisseurs concerne toutes les entreprises privées et encore plus les collectivités avec le portail Chorus. LSA vous accompagne dans ce processus en vous permettant de gagner du temps et raccourcir les délais de paiement, en dématérialisant et en automatisant le traitement des factures fournisseurs. La loi Travail autorise désormais tous les employeurs à proposer un bulletin de paie dématérialisé. Optez pour la dématérialisation de vos données et documents RH, pour en améliorer la recherche et la lecture en toute sérénité.

 

Source : Journal Du Net